Sử dụng Google Drive để backup dữ liệu và làm việc nhóm

Nếu bạn có làm trong lĩnh vực thiết kế (2d, 3d, design, …) thì nỗi ám ảnh lớn nhất là file bị crash/ bị mất/ mất usb chứa file tài liệu/ bị mất laptop chứa tài liệu/ máy tính bị hư/ bị cháy/ bị virus khi đang làm dự án, bộ phận bảo trì không tài nào lấy lại được tài liệu/ ..v.v… (Nếu Tr không lầm thì đây không chỉ là nỗi ám ảnh riêng của dân thiết kế). Đó là lý do tại sao bạn luôn cần có file dự phòng (backup).

Một trong những cách backup file là thiết lập hệ thống RAID array (backup offline) như trong bài này có đề cập: link . Nhưng nếu bạn không muốn tốn thêm dung lượng ổ cứng thì có thể chọn biện pháp backup online: Dropbox hoặc Google Drive. Cả 2 tương tự nhau, nhưng Tr sẽ tập trung hơn vào Drive vì nó có nhiều lợi thế hơn.

Dung lượng mặc định của Drive là 15 GB, trong khi Dropbox chỉ có 2Gi (muốn tăng dung lượng phải trả tiền).

Khi nói về backup online mọi người sẽ nghĩ ngay đến: Nén file, mở trình duyệt, đăng nhập, chọn file, click upload và đợi cho đến khi upload xong. Thực ra không phải vậy, bạn cứ thao tác bình thường và Google Drive sẽ tự động tạo bản sao cho (tất cả) các file bạn đang làm trên Google Drive (online), không cần upload gì hết. Ctrl+ S ở đây là file mới sẽ tự động cập nhật trên Drive, không cần thao tác gì thêm.

Làm như sau:

Yêu cầu: bạn phải có tài khoản gmail trước, hoặc tạo ngay bây giờ. Vì bạn sẽ đăng nhập vào Google Drive qua địa chỉ gmail: https://drive.google.com/

Cài đặt Google Drive vào máy: https://tools.google.com/dlpage/drive

drive_1

Download về cài. Trong khi cài, sẽ có khung hình hỏi địa điểm bạn muốn đặt Folder Google Drive của bạn, hãy nhớ địa điểm này.

Sau khi cài xong, ở địa điểm bạn đặt ở trên sẽ có folder tên là Google Drive, và đây sẽ là nơi bạn đặt những file dự án đang làm. bất cứ thao tác nào trong folder này sẽ upload ngay lập tức lên Google Drive Online.

drive_3

Trên taskbar, góc phải màn hình cũng có icon Google Drive, bạn thử copy paste file nào đó vào Folder Google Drive (ở trên), sẽ thấy ngay tác dụng của icon này: thông báo file bạn đang upload hay đã hoàn thành việc upload.

drive_2

Xong. Chỉ vậy thôi, nếu bạn muốn kiểm tra file thì vào Google Drive Online: https://drive.google.com/ (nếu sau này có sự cố với máy tính xảy ra thì cũng tìm file trên đây)

Về làm việc nhóm

Vào Google Drive: https://drive.google.com/

Tạo Folder mới:

drive_5

Chọn folder đó:

drive_6

Chia sẽ folder này với các địa chỉ gmail khác (người cùng hợp tác với bạn trong dự án): More > Share > Email collaborators

drive_7

Xong, mọi thứ đã được set up, nếu những người bạn của bạn cùng cài Google Drive thì làm việc nhóm online sẽ cực kì dễ dàng.

Vài lưu ý về Google Drive

  • Những file có thể CREATE thẳng trên Google Drive cho phép nhiều người edit cùng lúc được (Word, Excel, …) (edit online thẳng trên Google Drive, chi việc click đúp vào file), rất phù hợp viết báo cáo, kịch bản:
    drive_8
  • Nhưng những file chuyên biệt (như Photoshop, 3Ds Max, …), không thể nhiều người edit cùng 1 file (cùng 1 tên), cùng 1 lúc được. Thực ra edit vẫn được, nhưng trên Drive sẽ xuất hiện nhiều file có cùng 1 tên –> không biết file nào là file nào. Nên phân biệt rõ ràng, đặt tên file khác biệt để tránh lầm lẫn.
  • Bạn nên Cut và Paste những folder nào mình đã hoàn thành rồi vào thư mục khác trong máy tính, để Folder Drive được trống. Khi làm vậy Drive sẽ hỏi là những câu đại loại “… move to trash”, bạn cứ chọn Yes.
  • Cũng từ lý do trên, phần lớn những file bị xóa sẽ vào thẳng Trash của Google Drive (online), bạn nên vào đấy và chọn Empty Trash để giải phóng bộ nhớ của Google Drive (online)
    drive_4

Thêm vài lưu ý về Backup

  • Luôn save file mới với đuôi đánh số, đừng save chồng lên file cũ. Ví dụ: Ant_Animation_v001, Ant_Animation_v002, … Sau khi khách hàng nhận sản phẩm an toàn thì xóa sau cũng không muộn, nhưng nếu bạn chỉ có 1 file duy nhất … bạn đang chơi đùa với vận may của mình (không còn đường quay lại).
  • Online không có nghĩa là an toàn tuyệt đối, vì một vài lý do nào đó, bạn vẫn có thể bị mất file (quên mật khẩu/ bị hack/ bị khóa tài khoản/ ….), do đó dùng kết hợp các biện pháp backup (dùng cả Dropbox, Drive, dùng thêm Drive của tài khoản email khác, cài Drive cho cả máy bàn và laptop …) (và dùng thêm biện pháp offline) để có sự an toàn tuyệt đối (nếu thực sự bạn muốn chắc cú đến vậy ^^).

cvbtruong

Về Truong
CG Artist

One Response to Sử dụng Google Drive để backup dữ liệu và làm việc nhóm

  1. bui lap nói:

    Thanks a Trường, rất hữu ích khi làm việc trên nhiều máy tính !

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: